Viime viikolla kävi selväksi, että koronaepidemia tulee eskaloitumaan nopeasti. Koska kunta-asiakkaisiimme ja palveluntuottajaverkostoomme ympäri Suomen kohdistuu nyt kovaa painetta, on äärimmäisen tärkeää, että pystymme pitämään omat toimintomme ja järjestelmämme häiriöttöminä. Vaanalla otettiinkin nopeasti käyttöön ohjeistus laajempaan etätyöhön siirtymiseksi:
- Kaikkien työntekijöiden suositellaan työskentelevän kotoa, ellei toimistolle tulemiseen ole ehdotonta tarvetta
- Tarvittaessa työvälineitä siirretään kotitoimistolle, sillä etätyövaihe kestänee pitkään
- Asiakastapaamiset, koulutukset ja käyttöönotot ym. järjestetään etänä
Positiivista tilanteessa on se, että ohjelmistopalveluyrityksenä ja nykyisessä toimintamallissamme pystymme jo nyt hoitamaan käytännössä lähes kaikki työt etänä. Asiat saadaan hoidettua hyvin puhelinten ja muiden etäyhteyksien ansiosta myös meidän, asiakkaidemme ja verkostomme välillä.
Sataprosenttisen etäilyn uudet haasteet
Vaanalla etätyötä tehdään paljon jo ennestään, joten monet välineet ja tavat ovat tuttuja: Slack-viestintä, etäkokoukset Googlen tai Microsoftin työkaluja hyödyntäen, VPN-yhteydet kriittisiin järjestelmiin jne.
Se, että koko toimisto on etätyömoodissa, on kuitenkin tiimityöskentelyn ja sosiaalisten kontaktien näkökulmasta eri asia kuin se, että edes puolet on samassa paikassa (toimistolla). Koska Vaanalla työskentelyn on tarkoitus olla mahdollisimman itseohjautuvaa, se tarkoittaa, että jokaisen vaanalaisen tulisi pystyä pitämään itsensä riittävän hyvin kartalla myös muiden tekemisestä, jotta oman tekemisen johtaminen on mahdollista. Miten tämä tapahtuu?
Entistä selkeämmät prosessit, roolit ja tavoitteet
Etätyömoodissa on tärkeää, että kaikilla on selkeät tavoitteet ja roolit, ja että prosessit (mitä teen; miten päätetään, mitä tehdään jne.) ovat mahdollisimman hyvin määriteltyjä. Olemme joutuneet hiomaan näitä asioita paljon viime kuukausina, kun tiimi on kasvanut lähelle kahtakymmentä ja olemme mm. siirtäneet koko tuotekehityksen sisäiseksi toiminnaksi.
Selkeyttämisen varaa on toki vieläkin – tällä viikolla omalla to do -listallani onkin mm. määrittää kehitysaskeleita vuoden alussa käyttöönotetulle Objectives and Key Results -tavoitekehikolle, jotta tiimit pääsevät päivittämään omia tavoitteitaan seuraavien kuukausien ajalle. Jos nimittäin kakkoskvartaali vietetään suurimmaksi osaksi etänä, hyvin mietityt ja selkeät tiimikohtaiset tavoitteet nousevat arvoon arvaamattomaan.
Viestimisen kynnys matalalla
Etätöihin siirtymisessä ainakin minua harmittaa se, etten pääse yhtä luontevasti vaihtamaan kuulumisia ihmisten kanssa – jutustelu kun on minusta oikeasti tärkeä osa tiimien pulssilla pysymistä. Ainakin kehittäjätiimimme päätti taklata tätä ongelmaa kokeilemalla uudestaan Mumblea, jota käytettiin jo aiemmin kommunikointiin etänä olleen konsulttitiimin kanssa. (Mumble on “push-to-talk” ääniyhteys, jossa voit nappia painamalla esim. puhua muulle tiimille kysymyksen, mikä saa aikaan fiilistä samassa huoneessa olemisesta.)
Olen myös toivonut, että kuulumisia jaettaisiin normaalia alemmalla kynnyksellä, ja jos on yhtään semmoista tuntua, ettei ole oikein kartalla jostakin asiasta, niin asian ottaisi nopeasti esiin. Voi olla, että tarvitsemme #random ja #lunch -kanavien lisäksi tähän vielä uusiakin keinoja.
Kaikki mukana kielestä riippumatta
Yksi mahtavista jutuista Vaanalla on se, että meillä on töissä monia, joiden ensimmäinen kieli on muu kuin suomi. Tämä tietysti tarkoittaa sitä, että yleisillä viestintäkanavilla viestit kulkevat englanniksi, mutta suomea ja ruotsia käytetään tietysti edelleen asiakkaiden kanssa, yksityisviesteissä ja toimistohöpöttelyssä.
Riskinä tällaisessa etätyötilanteessa on, että koska Slackin yleisten kanavien virallinen kieli on englanti, niin “epävirallinen”, matalan kynnyksen omalla kielellä tapahtuva höpöttely voi helposti valua kokonaan yksityisille Slack-kanaville, jolloin näiden keskustelujen olemassaoloakaan on vaikea havainnoida. Toimistollahan keskustelu on helppo vaihtaa englanniksi ja siten mahdollistaa kaikkien liittyminen mukaan, mutta “yksityiskanavan lähistölle” ei ole mahdollista tulla hengaamaan. Meillä onkin ehdotettu, että sosiaalisten kontaktien ylläpitämiseksi järjestäisimme esimerkiksi päivittäisiä “etäkahvitaukoja”, joita moni muukin firma näkyy nyt kokeilevan.
—
Dramaattisesta tilanteesta huolimatta etätyössä on tietysti myös joitakin mahdollisuuksia: työmatkoihin ei kulu aikaa, ja avotoimistotyöskentelyyn sisältyviä häiriöitä on vähemmän (toki nämä saattavat korvautua kotitoimiston häiriöillä…). Sekin lienee mahdollista, että etätyön lisääntymisellä saadaan itse asiassa pidettyä kausi-influenssa-aallon vaikutukset pienempänä. Uusien työtapojen käyttöönotto voi parhaassa tapauksessa mahdollistaa myös pysyviä parannuksia organisaation kommunikaatioon, tai muiden kehitysprojektien harppaamista eteenpäin.
Mitä haasteita etätyöhön kokonaan siirtyminen on teillä aiheuttanut? Mitä ratkaisuja olette keksineet?
Kirjoittaja on Vaanan toimitusjohtaja Matti Parpala.