Roll-up ja pari työntekijää – Mistä on onnistunut messukokemus tehty?

Osallistuisimmekohan taas messuille? Roll-up pystyyn ja pari vähemmän kiireistä työntekijää ständille pönöttämään. Tässäpä taitavat olla avaimet onnistuneeseen messukokemukseen. No eivät taida olla.

Me vaanalaiset osallistuimme taas toukokuun alkupuolella alamme merkittävimmille messuille: sosiaali- ja terveydenhuollon atk-päiville. Messut eivät kuitenkaan olleet taaskaan mitään halpaa lystiä. Messupaikka maksaa useita tuhansia – puhumattakaan messuosaston rakennuttamisesta ja henkilöstökustannuksista.

Asetimme messuille tavoitteita. Halusimme esitellä uudistettua OmaVaana-palvelusetelijärjestelmää, vahvistaa brändiämme ja rooliamme sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-toimijoiden keskuudessa sekä tuoda entistä vahvemmin esille sote-asiantuntijuuttamme.

Kokemus oli yhtiöllemme antoisa, sillä kävimme huikean määrän mielenkiintoisia keskusteluja, paikansimme uusia liiketoimintamahdollisuuksia (niitä liidejä) ja vahvistimme suhteitamme nykyisiin asiakkaisiimme. Samalla onnistuimme vahvistamaan varsin tuoretta brändiämme ja asemaamme Suomen johtavana valinnanvapaustoimijana. Tiiviisti: saavutimme määrätietoisen työnteon johdosta tavoitteemme, ja olihan meillä myös hauskaa.

Arvioin kuitenkin, että kaikille messut eivät tainneet olla aivan yhtä antoisat. Tämä on toistuva kuvio lähes kaikilla messuilla, joilla olen vieraillut. Siksi kokosimme muutaman kokemuksiimme perustuvan vinkin, joiden avulla on mahdollista luovia kohti oikeasti hyödyllistä messukokemusta, jossa rahalle on mahdollista saada vastinetta.

1. Älä pönötä vain tiskin takana

Pelkkä tiskin takana pönöttäminen ja kännykän tuijottaminen eivät riitä. Älä odota, että ihmiset tulevat luoksesi juttelemaan. Moni tärkeä keskustelu menee ohitse, jos messupisteellä ei ole vilpittömästi hyvä ja keskustelunhaluinen meininki. Ehkä tämän luulisi jo olevan itsestäänselvyys, mutta ei se ole.

2. Arvioi kustannukset: riittääkö pari roll-upia?

Arvioi tarkasti, millainen messubudjettisi on. Kannattaako usean tuhannen euron messupistettä varata, jos paikalle on varaa kärrätä vain pari vanhaa roll-upia ja pöytä? Tällöin euroille voi saada paljon parempaa vastinetta jollain muulla tavalla – vieläpä mahdollisesti samassa tapahtumassa.

Useiden tuhansien eurojen käyttö yhteen tapahtumaan on syytä perustella hyvin. Jos et pysty vakuuttamaan edes itseäsi, on syytä miettiä, mihin markkinointivaroja kannattaisi ennemmin suunnata.

Pienemmälläkin budjetilla voi saada aikaan ihmeitä, jos mukana oleva henkilökunta on innokasta. Isokaan investointi messuihin ei ole hyödyksi, jos messusosaston henkilökunta ei ole asiakaspalvelualtista.  

3. Älä tyydy heijastimeen ja kynään

Jos aiot antaa jotain sälää ihmisille, anna jotain sellaista, josta tulee iloiseksi tai josta on oikeasti hyötyä. Ethän halua olla vain se turhaa sälää jakava taho? Kyniä, heijastimia sekä logopinssejä pursuvat jo meidän kaikkien laatikot.

Muistathan, että messuantimiesi on myös syytä olla linjassa organisaatiosi brändin ja viestin kanssa. Messulahjojen on syytä olla sellaisia, joita ihmiset haluavat käyttää tai pitää esillä ilman, että lahja näyttää ilmeiseltä mainokselta.

4. Anna organisaatiosi arvojen näkyä

Liian harvalla messuosastolla on esillä organisaation arvot ja toimintatavat. Etsikään rohkeita keinoja tuoda esille, miksi messuvieraiden kannattaisi olla tekemisissä juuri teidän kanssanne. Etenkin ICT-messuilla hieman liian usea toimija on täyden palvelun talo, joka tekee ketteriä ratkaisuja.

Viestikää rohkeasti ja selkeästi, miten juuri te teette palveluita ja mikä erottaa teidät muista – kuitenkin sortumatta jargoniin, latteuksiin ja tyhjiin lupauksiin.

5. Näe vaivaa

Messuille valmistautumiseen ei riitä vain, että nappaa roll-upit mukaan ja ilmestyy paikalle. Messuille valmistautuminen vaatii määrätietoista työtä mielellään useiden kuukausien ajan.

Kartoita, mitä kaikkea tulisi ottaa huomioon: messuosaston rakentaminen, organisaation viesti ja tavoitteet, useimmiten kysytyt kysymykset, esitteet, lahjat, aktiviteetit, markkinointi ja niin edelleen.

6. Kyllähän sitä markkinoida pitää

Messuille osallistuminen on sen verran kallista, että siitä on syytä ottaa ilo irti. Ennakkomarkkinoikaa osallistumistanne messuille vahvasti: lähestykää toimijoita, joita haluaisitte tavata, kertokaa läsnäolostanne, aktiviteeteistanne, arvoistanne ja messuviestistänne eri kanavissa.

Älkää myöskään unohtako jälkimarkkinoida. Kertokaa kokemuksistanne eri kanavissa, kiittäkää osastollanne kävijöitä, olkaa yhteydessä uusiin kontakteihin ja kertokaa, mistä teidät löytää seuraavan kerran.

Jos unohdatte vaiheen markkinointiketjusta, isoja ja kohtuullisella vaivalla saavutettavia hyötyjä voi valua kaivoon.

7. Vangitse katse

Visuaalisuus. Visuaalisuus. Visuaalisuus.

Etsikää keinoja erottua joukosta ammattimaisella mutta silmiin pistävällä tavalla. Haluatte, että ihmiset tulevat kysymään, mitä te oikein teette, jos se ei vielä ole tiedossa. Visuaalisuuteen panostamisesta on ainoastaan hyötyä, mutta suunnittelussa on hyvä pitää mielessä selkeys ja kohtuus.

8. Valitse oikea kumppani

Valitse messuosastosi rakentajaksi oikea kumppani. Vertaile hintojen lisäksi laatua. Hyvä messutoimija kuuntelee, viestii selkeästi ja usein sekä ratkaisee mahdolliset kriisit luovasti ja nopeasti. Älä pelkää kysyä messutoimijalta, miten he ovat ratkaisseet mahdollisia ongelmatapauksia tai virheitä aiempien asiakkaittensa kanssa.

9. Kysy viestijältä

Useimmiten organisaatioissa on töissä viestijä tai useampikin. Kysy rohkeasti häneltä. Kokemuksestani viestijät ovat aikamoisia ideapankkeja ja osa jopa varustettu visuaalisilla kyvyillä ja taittokokemuksella.

Mitä seuraavaksi?

Me vaanalaiset aiomme osallistua sosiaali- ja terveydenhuollon atk-päiville taas kerran ensi vuonna. Ehkäpä jopa vielä näkyvämmin kuin tänä vuonna, sillä kokemuksemme parin vuoden ajalta ovat olleet rohkaisevia.

Sillä välin törmäät meihin varmasti muissakin sote-alan tapahtumissa. Tule ja verkostoidu kanssamme – tehdään yhdessä parempaa sosiaali- ja terveydenhuoltoa suomalaisille.

Tekstin kirjoittaja on Vaanan viestintä- ja yhteiskuntasuhdepäällikkö Olli-Juhani Piri.

Vaanan messuosasto 2019
Vaanan messuosasto sosiaali- ja terveydenhuollon atk-päivillä Tampere-talolla 6.–8.5.2019 juuri rakennettuna ennen messujen avautumista. Kumppanimme messuosaston suunnittelussa ja rakentamisessa oli toistamiseen Messua Oy.
Tarjosimme messuilla teemamme mukaisesti kettukarkkeja. Vastaanotto oli yhtaikaa iloinen mutta nostalgisoiva.
Arvontamme pääpalkintona oli maailman rumin kala: pallosimppu. Taustalla siintää laadukkaita kettu- ja rakettitarroja ja uusittu esitteemme. Kuvassa operatiivinen päällikkömme Rosa Nylén.