Registeransvarig

Vaana Oy (FO-nummer: 2780101-9), Stora Robertsgatan 21 A 2, 00120 Helsingfors, 040 172 3700, www.vaana.fi

Person som sköter registerärenden och dataskyddsombud

Operativ chef Anna Kojo (person som sköter registerärenden), Vaana Oy, Stora Robertsgatan 21 A 2, 00120 Helsingfors, tfn 050 308 5616, förnamn.efternamn(at)vaana.fi

Systemexpert Jami Pulkkinen (dataskyddsombud), Vaana Oy, Stora Robertsgatan 21 A 2, 00120 Helsingfors, tfn 040 172 3700, privacy(at)vaana.fi

Registrets namn

Vaana Oy:s arbetssökanderegister

Behandling av personuppgifter – grunder och syfte

Grunderna till Vaana Oy:s behandling av personuppgifter är den arbetssökandes samtycke till att personuppgifterna behandlas och/eller iakttagande av Vaana Oy:s och den arbetssökandes skyldigheter och särskilda rättigheter gällande arbetsrätten.

Vaana Oy samlar och behandlar arbetssökandes personuppgifter för att möjliggöra åtgärder och därtill hörande förvaltning i anknytning till vår rekrytering och rekryteringsprocess samt beslut när tjänster tillsätts.

Vilka uppgifter samlar vi in?

Vaana Oy samlar in och behandlar bland annat följande uppgifter om arbetssökande i den mån som de är nödvändiga när tjänster tillsätts:

• personens grundläggande uppgifter, såsom namn och kontaktuppgifter
• uppgifter om utbildning, arbetserfarenhet, kompetens och språkkunskaper
• eventuell arbetsansökan och CV
• väsentliga uppgifter angående tjänsten som söks, såsom uppgifter om arbetsavtalsförhållandets form och natur, lönebegäran och uppgifter som krävs för att eventuellt kunna inleda arbetet
• uppgifter om personlig bedömning och lämplighetsbedömning
• uppgifter om den sökandes avancemang i rekryteringsprocessen
• ytterligare uppgifter som den sökande har angett, såsom länkar till profiler, portfolior och övriga källor på webben
• referensuppgifter som den sökande själv har angett.

Varifrån samlar vi in uppgifter?

Uppgifterna i Vaana Oy:s arbetssökanderegister fås av den sökande själv samt de informationskällor som den sökande själv har levererat till Vaana Oy i samband med arbetssökningsprocessen. Sådana informationskällor är bland annat länkar till profiler, portfolior och övriga källor på webben.

Hur länge lagrar vi uppgifter och hur skyddar vi dem?

Vi lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt vad gäller personuppgifternas användningsändamål. Öppna ansökningar lagrar vi i huvudsak i 12 månader från att vi har mottagit dem och vi kan använda dem under den tiden för att fylla lediga tjänster. Uppgifter kan raderas på den sökandes egen begäran om det inte finns någon grund till att uppgifterna sparas.

Ansökningar till en viss tjänst lagrar vi i huvudsak i 12 månader. Ifall arbetsansökan leder till en arbetsintervju och/eller lämplighetsbedömning, lagrar vi uppgifterna som samlats in under intervjun och lämplighetsbedömningen samt dokument som anknyter till arbetsansökan som den sökande själv har levererat i 12 månader efter att vi senast har haft kontakt med den sökande angående tjänsten som söks.

Ifall vi anställer den sökande kan vi lagra de uppgifter som han eller hon har gett som sökande och som anknyter till arbetssökningen som en del av hans eller hennes arbetstagarprofil i enlighet med vår registerbeskrivning över våra arbetstagares personuppgifter.

Endast sådana Vaana Oy:s arbetstagare som för sitt arbete har rätt och behov av att behandla den sökandes personuppgifter har tillgång till databaser som innehåller personuppgifter. Dessa databaser är skyddade med både tekniska och organisatoriska åtgärder, såsom begränsade användargrupper, användarnamn och lösenord samt andra relevanta tekniska åtgärder. Vaana Oy:s arbetstagare som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt gällande de ifrågavarande uppgifterna.

Till vem överlåter vi uppgifter?

Vaana Oy överlåter inte arbetssökandes personuppgifter till utomstående utan den sökandes samtycke. Vaana Oy kan internt överlåta den sökandes uppgifter till personer som deltar i rekryteringsprocessen. Dessa personer kan vara den närmaste chefen, en person som ansvarar för HR-ärenden och/eller övriga interna personer som är väsentliga för tjänsten som ansöks, såsom eventuella arbetspartner och kolleger. Uppgifter kan överlåtas med den sökandes samtycke till exempel för personlig bedömning till utomstående konsulter.

Uppgifter överlåts inte utanför EU eller EES-området på Vaana Oy:s initiativ.

Vilka är den sökandes rättigheter gällande insyn i sina egna uppgifter?

Enligt personuppgiftslagens 26 § har den sökande rätt att kontrollera uppgifter om sig själv som finns i Vaana Oy:s register över arbetssökande eller få veta att det inte finns uppgifter om honom eller henne i registret. Vaana Oy ger de ovan nämnda uppgifterna till den sökande på begäran. Begäran om att kontrollera uppgifterna ska skickas skriftligen till Vaana Oy:s person som ansvarar för registerärenden och/eller dataskyddsombud på adressen privacy(at)vaana.fi.

Den sökande kan kräva att en felaktig uppgift korrigeras, raderas och/eller kompletteras.

Den sökande har rätt att föra ett ärende som gäller personuppgiftslagen till tillsynsmyndigheten för behandling (dataombudsmannen).

Uppdaterat: 9/11/2019