Rekisterinpitäjä

Vaana Oy (Y-tunnus: 2780101-9), Iso-Roobertinkatu 21 A 2, 00120 Helsinki, 040 172 3700, www.vaana.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava

Operatiivinen päällikkö Anna Kojo (rekisteriasioista vastaava henkilö), Vaana Oy, Iso-Roobertinkatu 21 A 2, 00120 Helsinki, puh. 050 308 5616, etunimi.sukunimi(at)vaana.fi

Järjestelmäasiantuntija Jami Pulkkinen (tietosuojavastaava), Vaana Oy, Iso-Roobertinkatu 21 A 2, 00120 Helsinki, puh. 040 172 3700, privacy(at)vaana.fi

Rekisterin nimi

Vaana Oy:n työnhakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Vaana Oy:n henkilötietojen käsittelyn perusteet ovat työnhakijan antama suostumus hänen henkilötietojensa käsittelyyn ja / tai Vaana Oy:n ja työnhakijan velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattaminen työoikeuden suhteen.

Vaana Oy kerää ja käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja, jotta rekrytointiimme ja rekrytointiprosessiimme liittyvät toimenpiteet ja niihin liittyvä hallinnointi sekä päätökset työtehtäviä täytettäessä on mahdollista tehdä.

Mitä tietoja keräämme?

Vaana Oy kerää ja käsittelee muun muassa seuraavia tietoja työnhakijoista niiden ollessa tarpeellisia työtehtäviä täytettäessä:

• henkilön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot
• tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta, osaamisesta ja kielitaidosta
• mahdollinen työhakemus ja ansioluettelo
• haettavaan työtehtävään liittyvät olennaiset tiedot, kuten työsuhteen muotoon ja laatuun liittyvät tiedot, palkkatoive ja mahdolliseen työssä aloittamiseen liittyvät tiedot
• henkilö- ja soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot
• hakijan rekryprosessin etenemistä koskevat tiedot
• hakijan muut itse antamat tiedot, kuten linkit internetistä löytyviin profiileihin, portfolioihin ja muihin lähteisiin
• hakijan itse antamat referenssitiedot.

Mistä keräämme tietoja?

Vaana Oy:n työnhakijarekisterin tiedot saadaan työnhakijalta itseltään sekä niistä tietolähteistä, jotka työnhakija on itse toimittanut Vaana Oy:lle työnhakuprosessin aikana. Tällaisia tietolähteitä ovat muun muassa linkit internetistä löytyviin profiileihin, portfolioihin ja muihin lähteisiin.

Kuinka kauan säilytämme tietoja ja miten suojaamme ne?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Avoimia hakemuksia säilytämme pääsääntöisesti 12 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta ja voimme käyttää niitä tuona aikana avoimeksi tulevien työtehtävien täyttämiseen.Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

Tiettyyn työtehtävään tulleita hakemuksia säilytämme pääsääntöisesti 12 kuukautta. Mikäli työhakemus johtaa työhaastatteluun ja / tai soveltuvuusarviointiin, säilytämme haastattelun ja soveltuvuusarvioinnin aikana kerättyjä tietoja sekä työnhakijan itsensä toimittamia työnhaun asiakirjoja 12 kuukautta sen jälkeen, kun olemme olleet viimeisen kerran yhteydessä työnhakijaan haettavan työtehtävän osalta.

Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, voimme säilyttää hänen työnhakijana antamiaan ja työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen työntekijäprofiiliaan työntekijöidemme henkilötietoja koskevan rekisteriselosteemme mukaisesti.

Ainoastaan sellaisilla Vaana Oy:n työntekijöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus ja tarve käsitellä työnhakijan henkilötietoja, on pääsy henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin. Nämä tietokannat on suojattu sekä teknisillä että organisatorisilla toimenpiteillä, kuten rajatulla käyttäjäryhmillä, käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä muilla oleellisilla teknisillä keinoilla. Henkilötietoja käsittelevät Vaana Oy:n työntekijät ovat vaitiolovelvollisia kyseisten tietojen suhteen.

Kenelle luovutamme tietoja?

Vaana Oy ei luovuta työnhakijoiden henkilötietoja ulkopuolisille ilman työnhakijan suostumusta. Vaana Oy:n sisällä työnhakijan tietoja voidaan luovuttaa henkilöille, jotka ovat mukana rekrytointiprosessissa. Näitä henkilöitä voivat olla suora esimies, HR-asioista vastaava henkilö ja / tai haettavan tehtävän kannalta muut olennaiset sisäiset henkilöt, kuten mahdolliset tulevat työparit ja kollegat. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi henkilöarviointitarkoituksiin ulkopuolisille konsulteille.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Vaana Oy:n toimesta.

Mitkä ovat työnhakijan oikeudet omien tietojen tarkistamisen suhteen?

Työnhakijalla on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa häntä itseään koskevat, Vaana Oy:n työnhakijarekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Vaana Oy antaa edellä mainitut tiedot työnhakijalle pyydettäessä. Pyyntö tietojen tarkastamisesta tulee lähettää kirjallisesti Vaana Oy:n rekisteriasioista vastaavalle henkilölle ja / tai tietosuojavastaavalle osoitteeseen privacy(at)vaana.fi.

Työnhakija voi vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja / tai täydentämistä.

Työnhakijalla on oikeus saattaa henkilötietolakia koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi (tietosuojavaltuutettu).

Päivitetty: 9/11/2019