Tietosuojaseloste

Tällä selosteella rekisterinpitäjä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisen informointivelvoitteensa suhteessa rekisteröityyn. Tätä selostetta päivitetään tarvittaessa. Laadittu 30.9.2018. Viimeisin muutos 9.12.2020.

Huomaa että tämä tietosuojaseloste ei kata tietoja palveluseteleistä tai niiden saajista, tai muista vastaavista tiedoista joita Vaanan järjestelmiin on tallennettu osana Vaanan asiakkailleen tarjoamia palveluita. Rekisterit joissa tälläiset tiedot sijaitsevat ovat Vaanan asiakkaiden rekistereitä joita Vaana hallinnoi asiakkaittensa lukuun. Näiden rekisterien osalta Vaana on henkilötietojen käsittelijä ja asiakas rekisterinpitäjä. Tietosuojaselosteen joka koskee tälläisiä tietoja voit löytää sen kunnan tai muun Vaanan asiakkaan sivuilta, jonka lukuun Vaana käsittelee ko. rekisteriä.

1. Rekisterinpitäjä

Smartum Oy
Y-tunnus: 2780101-9
Yrjönkatu 11 B, 00120 Helsinki
040 172 3700

2. Millä perusteella ja mitä varten käsittelemme henkilötietojasi

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

● rekisteröidyn suostumus 6 art. a
● sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena 6 art. b

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on myynnin edistäminen ja asiakassuhteen elinkaaren hallinta, mikä sisältää mm. asiakassuhteen ylläpidon, palautteen keruun, palvelujemme kehittämisen sekä markkinoinnin kohdentamisen. 

Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksensa klikkaamalla uutiskirjeen tai markkinointiviestin linkkiä tai ilmoittamalla siitä kohdan 1 yhteystietoja käyttämällä, jolloin suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan, ellei ole muuta oikeusperustetta käsittelylle.

Lisäksi keräämme anonymisoitua tietoa verkkovierailusta evästeiden avulla mm. laitteeseen tai selaimeen liittyvää dataa, IP-osoitteita sekä sivustolla tehtyjä toimia.  Evästeet on mahdollista kytkeä pois päältä selaimen asetuksista. Sivustolla saattaa esiintyä upotettuja sisältöjä (videot, kuvat laskurit yms.). Muilta sivustoilta upotettu sisältö käyttäytyy samalla tavalla kuten sisällön alkuperäisella sivustolla vierailu. Upotetut palvelut saattavat kerätä evästeitä, tietoa ja tietoa käyttäytymisestä sisällön kanssa.

Käytämme lisäksi evästeitä seuraavissa käyttötapauksissa sekä kolmansien osapuolten palveluissa;

Analytiikkaan
– Google Analytics
– Google Tag Manager
– Leadfeeder

Verkkopalvelun sisältöjen rakentamiseen, palvelun kehittämiseen ja palautteen keruuseen
– Survicate
– Outgrow

Markkinoinn kohdentamiseen
– Facebook Pixel
– Twitter Universal Tag
– LinkedIn Pixel
– Google Remarketing

3. Mitä henkilötietoryhmiäsi käsittelemme ja kuinka pitkään

Tallennamme asiakassuhteessa olevien henkilöiden tietoja asiakasrekisteriin ja markkinointiluvan antaneiden tietoja markkinointirekisteriin. 

Asiakassuhteessa käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat

– Henkilön nimi
– Asema
– Yritys/organisaatio
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Rekisteröidyltä itseltään kerättäviä henkilötietoryhmiä, joita tallennetaan esimerkiksi www-lomakkeiden kautta, ovat

– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Henkilön nimi ja organisaatio

Rekisterinpitäjä käsittelee markkinointirekisterissä olevia markkinointiluvan antaneiden henkilötietoja myynnin edistämiseksi sekä markkinointiviestinnän ja markkinoinnillisen tiedottamisen toteuttamiseksi. Markkinointirekisteriin tallennetaan ainoastaan markkinointiluvan antaneiden nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema ja rekisteröidyn antamat kiinnostustiedot. 

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ajan tai sopimuksen voimassaolon ajan tai kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa. Markkinointiin perustuvia suostumuksia asiakkaiden perustietojen osalta säilytetään 2 vuotta. 

4. Mistä saamme henkilötietojasi

Asiakasrekisteriin ja markkinointirekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tai potentiaaliselta asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä toimista, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi asiakashankintaa varten henkilötietoja voidaan kerätä yleisesti saatavilla olevista lähteistä, esim. kunnan www-sivuilta.

Mikäli henkilötietojasi saadaan ja käsitellään sopimukseen perustuen, on henkilötiedot annettava, jotta sopimusvelvoitteet voidaan täyttää. Mikäli emme saa kaikki tarpeellisia henkilötietojasi, emme voi taata palvelun laatua tai toimivuutta.

5. Kenelle luovutamme henkilötietojasi

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli asiakasyhteydenpidon vuoksi käytetty kolmas osapuoli ei pidä palvelimiaan EU:n tai ETA:n alueella. Alla on listattu EU:n ulkopuoliset osapuolet, joille jaamme henkilötietojasi:

Salesforce (Yhdysvallat)
The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp (Yhdysvallat)

Henkilötietojen siirto suoritetaan turvallisesti ja lainmukaisesti EU-U.S. Privacy Shield -ohjelman puitteissa, johon palveluntarjoaja on sertifioitunut.  Voit tarkistaa sertifioinnit osoitteessa https://www.privacyshield.gov/participant_search

6. Sinun oikeutesi

Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

Saada pääsy henkilötietoihisi eli oikeus tarkistaa mitä henkilötietoja käsittelemme (art 15)
Oikeus tietojen oikaisemiseen (art 16)
Oikeus tulla unohdetuksi eli oikeus tietojen poistamiseen (art 17)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (art 18)
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (art 20)
Vastustamisoikeus (art 21)
Oikeus vastustaa profilointia (art 22)

Jos haluat käyttää näitä oikeuksiasi, pyydämme fyysisesti tulemaan esittämään pyynnön kohdassa 1 ilmoitettuun osoitteeseen henkilöllisyystodistuksen kanssa, jolloin voimme varmistua henkilöllisyydestäsi

Lisäksi sinulla on koska tahansa oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto, jos katsot esimerkiksi, että käsittelymme ei ole lainmukaista.